En primer término se advierte que la elaboración y propuesta del presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2012 el cual dispone como obligación por parte de los responsables del tratamiento de datos personales desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales.
Resulta importante precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Ahora bien, las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de selección, contratación de personal, contactos comerciales o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores y directivos, entre otros a nivel nacional o internacional.
El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto precisamente garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización.
Esta política fue elaborada teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1733 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
Esta política se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje CICCE y a las bases de datos que maneja la compañía.
Por medio de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, y consiste en establecer los lineamientos bajo los cuales CICCE en su condición de responsables del tratamiento de datos personales realiza el tratamiento de información de sus funcionarios, clientes, candidatos en proceso de selección y publlico en general, estableciendo las finalidades y derechos de los titulares de los datos personales.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CICCE, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la el presente política se entiende por:
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por CICCE en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personas tiene los siguientes derechos:
CICCE tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, CICCE, al actuar como responsable del tratamiento de la información, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
De conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, CICCE, al actuar como encargado del tratamiento de la información, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CICCE siempre estará precedida del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
CICCE, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares por medios físicos y electrónicos en los diversos canales de comunicación dispuesto por la entidad en la página WEB www.cicce.edu.co correo electrónicos corporativos, contacto telefónico y comunicación física/personal en las instalaciones de la entidad, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización por parte del titular o de la autoridad competente.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que CICCE ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. Las autorizaciones implementadas por la entidad informará al titular de los datos personales:
CICCE adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
El tratamiento que CICCE le dará a los datos personales se realizará con los lineamientos trazados por la Constitución y la normativa vigente que rige sus actividades.
CICCE, en desarrollo de sus funciones, realizan principalmente el tratamiento en calidad de responsable de sus funcionarios, clientes, así como de los candidatos en proceso de selección laboral, estudiantes, y de los visitantes a las instalaciones, a la pagina web, a quienes, por medio de acuerdos, en la situación en particular, informa la forma en que realizará el tratamiento junto con sus finalidades.
La información recopilada por la entidad de sus funcionarios o candidatos en proceso de selección, con la entrega de hojas de vida, será incorporada en las base de datos con el fin de:
La información recopilada por la entidad de sus clientes, estudiantes, publico en general, por medio de contratos comerciales, solicitud de cotización de eventos de formación, incripciones, solicitud de información comercial y convenios con instituciones educativas, será incorporada en las bases de datos con el fin de:
La información recopilada por la entidad de los visitantes o personas que ingresen a las sedes ubicadas en la _Calle 72 No. 20-03 y Carrera 14ª No. 70ª-91_ será incorporada en las bases de datos con el fin de:
La entidad, dentro de sus actividades de seguridad y monitoreo, realiza grabaciones de audio y video en sus oficinas y en todas las instalaciones. Tal actividad se encuentra debidamente informada a todas las personas que ingresan a las sedes. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos de la entidad, o con sus proveedores de seguridad, por un máximo de dos (2) años, las cuales posteriormente se borrarán o destruirán.
De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, la entidad respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.
La entidad realiza el tratamiento de los datos personales de menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:
La entidad garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente.
La entidad compartirá datos personales de menores de edad cuando su representante legal o acudiente así lo autorice, y en ejercicio de sus actividades de convenios interinstitucionales con establecimientos educativos afiliados a la entidad.
Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, CICCE para el adecuado desarrollo de su objeto social, acudirá, en ocasiones, a personas naturales o jurídicas para que, con su colaboración, se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a estudiantes, clientes y usuarios de sus servicios.
Para el desarrollo de las funciones de apoyo a tales actividades tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal de la mantenida en las bases de datos de la entidad. En tal caso, la entidad se encuentra comprometida a que: 1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por la entidad en sus procesos; 2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política; 3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones por cuenta de la entidad.
En relación con la información que sea entregada por parte de terceros, ya sean clientes o usuarios, a la CICCE, será utilizada exclusivamente para las finalidades informadas en el numeral 11 de esta política, y serán mantenidas bajo especiales condiciones de seguridad garantizando su privacidad.
CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓNEl poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, CICCE debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
CICCE garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.
CICCE designa al área de sistemas o quien haga sus veces, para cumplir con la función de oficial de privacidad quien dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 a través de los medios habilitados por CICCE señalados en el aviso de privacidad publicado en la página WEB y de la forma estipulado en el numeral 17 de esta política.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CICCE garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CICCE garantiza:
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, lo cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a CICCE la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CICCE señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información
CICCE tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. CICCE tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que consideren pertinentes
CICCE podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Para éstos efectos, CICCE podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que CICCE ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CICCE la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CICCE. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, CICCE realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ella., CICCE deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CICCE dejará de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que CICCE establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CICCE adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CICCE mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Nuestros establecimientos de servicio o centros de atención a clientes están ubicados en la dirección física Carrera 14ª No. 70ª-91 y electrónica info@cicce.edu.co.
Para mayor información, favor de comunicarse con los números telefónicos y las direcciones físicas y electrónicas que aparecen en este documento.
VIGENCIA. La presente política rige a partir del 1 de Junio de 2016, habiéndose modificado bajo los preceptos del Decreto 1377 de 2013.
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